一、 項目背景
每年一鑒作為地方志部門的職能之一，在年鑒工作中亟待解決如下問題：
(一) 年鑒編纂效率應提升一倍以上，提升年鑒的時效性
年鑒工作從編纂啟動開始，相對于文字加工的編輯工作，組稿、編務等非文字編輯加工類工作量占據一大半，通過信息技術去承擔這部分非編輯類工作，無異會提升一倍以上的效率。大多數年鑒要在12月份出版，年鑒中記載的內容反映的是前1到2年的事，內容時效性不足。為此，提升編纂效率、盡早出版，是年鑒工作應改進的方向。
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(二) 需要借助信息化，解決傳統工作方法中的缺陷
依靠人工手段難以解決工作即時性、全面性及一致性。即時性表現為，無法為供稿人員提供在線培訓，無法即時知曉有哪些編纂任務，無法即時知曉整體進度，無法即時去巡查稿件。全面性表現為，人工難以做到確保每一個分目的不同版本稿件，能夠毫無遺漏地配送到合適的人手中；難以全面依照體例要求，校對出稿件中的禁用詞、敏感詞等；在一致性方面，人工也難以確保每個稿件保留痕跡及具有一致的稿件命名規則。
(三) 通過年鑒編纂信息化，引領數字編纂工作及整體信息化
當前，《浙江通志》、《溫州年鑒》、《濱江區志、鑒》等，采用信息化手段實現了在線修志（鑒），創新了編纂質量檢查和進度控制手段，大大提高了編纂的進度。方志部門除了每年需要編纂年鑒，鄉鎮、村志編纂也在展開之中。年鑒編纂信息化，也將對為各類編纂起到示范、引領作用。
二、 年鑒編纂系統簡介
志庫年鑒編纂信息系統，具有進度目標落實、組成分工、協同編纂及進度管控等能力的專業軟件。志庫科技五年多來，吸收省、市、縣三級志書（年鑒）編纂經驗，經過科學歸納總結，形成了成熟的志鑒編纂解決方案，該方案能與系統能快速匹配，滿足用戶的個性需要。
(一) 核心價值
【精確管理 】系統通過角色和流程定義、框架搭建、字數和進度要求、人員分工等功能，明確編什么、誰去編、怎么編。
【提升效率】系統具有資料一鍵式導入，長編自動生成，稿件版本自動命名；任務即時通知。用戶可學習系統上的案例、教程等資源。
【質量支撐】系統可依照篇目快速查看對應的資料，強制稿件應經過的流程，提供自定義校對工具，框架調整稿件歸屬及分工即適配。
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(二) 主要功能
【專題開設】系統可設志書、年鑒等多個編纂專題，設定項目字數規模及總體進度要求，為績效評估提供依據；可搭建志鑒框架。
【組織管理】建立多職能的組織結構，定義供稿單位、編輯部及其他管理類用戶的職責范圍，建立協同機制。
【資料管理】系統提供圖書、檔案等資料類型模版，滿足目錄下資料主稿與附件并存；系統可生成長編，也可在某一目錄下一件式導出稿件，滿足線上協同及為線下用稿需要。
【協同編研】系統可自動向用戶調度任務，以在線郵件及短信為為用戶任務接收通知；依照規則自動生成稿件版本，用戶可對主稿進行編輯，瀏覽其歷史版本、附件； 具有防止任務疏漏、版本不一的能力。
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【出稿送排】對已經編纂完畢的稿件，用戶選定目錄后可一次性導出，系統自動統計已導出、未導出的稿件，省去人工檢查即統計的繁瑣。
【圖片附件】系統可對圖片、附件等標識錄用的標簽，將圖片批量導出。
【校 對】系統擁有禁用詞、敏感詞等詞庫，用戶可以在線校對，減輕人工校的負擔，提升校對效率。
【績效統計】系統可以統計人員進度，以支持評價人員績效，可以統計稿件編纂目標完成比例，為進度評估提供數據支持。
(三) 核心能力
【統一平臺】多本志書、年鑒可在同一平臺下運行，滿足編輯人員一個帳號參與多個編輯部；滿足行政人員在同一平臺內監管績效。
【集成數據庫】用戶可快速從數據庫選用資料，一鍵式建立資料卡片。
【兼容性良好】本系統采用Java+MySql體系，滿足跨操作系統部署，兼容主流多廠商瀏覽器。
三、 項目實施方案
(一) 需求設計
通過與技術公司的接洽，商定年鑒編纂的組織機構、業務流程；在體驗系統的基礎上，整理個性需求，為編制采購文件提供輸入。
(二) 系統建設
確定服務商之后，系統的建設過程如下：
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服務路線
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服務內容
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服務內容描述
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第一步
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工作啟動
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①編制年鑒信息化編纂實施計劃，載明實施步驟、工作內容及進度等；
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第二步
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流程設計及開發
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②依照甲方現有的年鑒編纂管理制度及經驗，通過年鑒編纂流程及組織分工設計，形成并通過軟件技術開發“年鑒編纂工作流”；
③界定年鑒組織分工、供稿、總纂、出稿、編務及目標等管理模式。
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第三步
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年鑒編纂信息系統集成及部署
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④將設計、開發完成的成果，集成到乙方授權給甲方的年鑒編纂信息系統中；滿足400用戶數。
⑤乙方對年鑒系統進行測試及調試，確保系統功能與設計要求一致，為甲方部署年鑒系統的運行環境、訪問的網絡地址；
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第四步
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系統初始化
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⑦依照甲方年度年鑒編纂總體方案要求，在年鑒系統中進行年鑒框架、任務分工；
⑧提供知識庫建庫支持，支持甲方建立供稿、培訓、模版三個子庫
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第五步
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隊伍培訓支持
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⑨對年鑒編輯部人員進行系統操作培訓；
⑩清理試用系統中的演練數據，讓系統中業務數據的還原到初始化狀態。
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(三) 系統運行環境及系統維護
系統運行需要服務器、網絡等運行環境，這些環境如自行建設會涉及到服務器、操作系統、備份設備等支出，費用較大。選用云服務器經濟上更為合理，
系統軟件出錯維護、升級，數據備份等維護工作，一并外包給軟件企業。
四、 項目預算
（一） 年鑒系統項目建設費用
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費用名稱
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用途說明
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金額
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年鑒系統軟件
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購置軟件授權，系統包含供稿、編纂、績效、系統管理等子系統、校對系統及史志行業校對詞庫等功能。年鑒范文模版數據庫
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實施費用
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個性開發、培訓及驗收費用
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轉移支付
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支付招標代理費、專家驗收咨詢費。
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（二） 年鑒系統每年運行、維護費用。
每年云服務器租賃費用含備份、通訊等支出；軟件維護費用包括每年初始化支持、系統維護及技術支持等。